איך לבחור גן אירועים לאירוע

בשנים האחרונות ניתן לראות כמות כה גדולה של גני אירועים בישראל, עד כי רובינו שואלים את עצמנו את השאלה: 'כיצד ניתן לבחור גן אירועים לאירוע שלנו?'. בדרך כלל שאלה זו נשאלת לאחר בזבוז של כמה שעות בניסיון לאתר את הגן המתאים ביותר לסוג האירוע אותו מעוניינים לערוך. מאמר זה יעזור לכם לבחור גן אירועים המתאים לדרישות שלכם, שלב אחר שלב.

בחירת גן או אולם?
רבים תוהים באם בחירת גן אירועים תהיה ההכרעה החכמה ביותר או שמא בחירה של אולם אירועים. כאן, חשוב לקחת בחשבון כי אין תחליף לאווירת הטבע המיוחדת שמקנה גן אירועים לכל אירוע וכי ניתן לשייך אליו אטרקציות רבות יותר מאשר אלו אשר אפשריות באולם.
אמנם החיסרון של גן אירועים בא לידי ביטוי בתקופת החורף, שכן גשם או סערה יכולים להרוס את כל האירוע. אך גם כאן ניתן למצוא פתרון באמצעות מקום אשר משלב בין מתחם חיצוני של גן אירועים לבין מתחם סגור. ניתן גם לבחור במתחם בו ניתן לקפל את כיסויי הקירות השקופים ולהוריד אותם במקרים בהם מזג האוויר מתחיל "להתפרע".
גן אירועים מספק את כל היתרונות של אירוע באווירת טבע במקום מסודר. כאן ניתן לבקש כי החופה תיערך במהלך השקיעה תחת כיפת השמיים.

גן אירועים המתאים לסוג האירוע
ישנם גנים שונים וחשוב מאוד לוודא כי אותו מקום בו בוחרים מותאם לסוג האירוע וכמות המוזמנים אליו. ישנם גנים המתאימים לאירועים קטנים עד בינוניים וישנם גנים אחרים המיועדים לחגיגות של אירועים גדולים מאוד אשר יכולים לכלול עד 800 איש לאירוע. בנוסף, ישנם גני אירועים המתאימים לכל סוגי האירועים וישנם המתאימים רק לאירועים משפחתיים מצומצמים, אירועי בוטיק או אירועים עסקיים. כאן חשוב מאוד לאפיין את האירוע טרם תחילת בחירת הגן ולאחר מכן למסור מידע זה לאחראים של גן האירועים, על מנת לקבל מהם אישור כי הם אכן יוכלו לספק את כל הדרישות של האירוע אותו מתכננים לערוך.
• אירועים משפחתיים– אירוע משפחתי יכול להיות חתונה, בר מצווה, ברית מילה ועוד. הדרישה היא למקום אשר יכול לספק אווירה אינטימית ביתית גם אם מדובר בכמות של כמה מאות אנשים.
• אירועי חברה– ישנם גני אירועים, אשר נבנו במיוחד לאירועי חברה. אלו יכולים לספק מתחם יוקרתי ומרשים כמו למשל קלאב האוס עם בר מכובד, מאכלים איכותיים, עיצוב יוקרתי ואפשרות למצגות, סרטים, חיבור לאינטרנט, ישנם גנים ומתחמים של מגרשי גולף ועוד..

גן אירועים- מה עם השירותים הנלווים?
תמיד חשוב לוודא טרם בעת החתימה על החוזה כי מדובר על גן אירועים הפועל בהתאם לחוק ולתקני בטיחות. בנוסף, יש לברר האם המקום דואג לשירותים שונים, כמו למשל שרותי הסעדה, מוזיקה, תאורה, עיצוב וציוד או שמא אתם צריכים לדאוג לרוב השירותים בעצמכם. ישנם גני אירועים המציעים חבילת אירועים בעת השכרת המקום, מקומות אשר מציעים שירותים ספציפיים, כמו למשל קייטרינג ושירותי בר משקאות ומקומות אחרים אשר מציעים מנהל פרויקט אשר לוקח על עצמו את הפקת האירוע בהתאם להגדרות הלקוח. כאן, חשוב לברר מה הן האפשרויות שלכם ולבחור באפשרות המתאימה לכם ביותר. בנוסף, יש לברר האם המקום מקיים שיתופי פעולה עם ספקי משנה ולכן המחירים משתלמים ביותר, בהשוואה אל כל ניסיון לשכור את השירותים כלקוח פרטי.

גן אירועים- תמיד חשוב לדעת
• מיקום– חשוב לבחור בגן אירועים אליו יש גישה נוחה מהכביש הראשי וזה אשר כולל חניה נגישה. בנוסף, כדאי להתאים את מיקום האירוע לאזור בו נמצאים רוב המוזמנים.
• תקציב– חשוב לקחת בחשבון כי כל אחד אוהב לתכנן את התקציב בצורה מדויקת ולהיצמד אליו על מנת לא להיכנס לקשיים כלכליים מסוימים, אך המציאות לעיתים מראה אחרת. ישנן הנחות וישנם שירותים אותם יש לשכור ואשר לא הובאו בחשבון מראש. לכן, ההמלצה היא תמיד לברר האם לגן האירועים יש מנהל פרויקטים אשר יכול לקחת את האירוע שלכם כפרויקט הפקה מ- א' ועד ת' ובהתאם לתקציב אותו אתם מגדירים מראש.
• מחירים– המחירים משתנים בהתאם לגודל האירוע, יום האירוע, הזמן של האירוע ועוד.
• עונה– אירועים יעלו פחות בעונת החורף והסתיו בהשוואה אל עונת הקיץ. העלות יכולה לזנק ב- 10% לקראת סוף השבוע של עונת הקיץ, דהיינו חודשים יולי, אוגוסט.
• חוזה– תמיד יש לחתום על חוזה הכולל את כל הפרטים אשר סוכמו בעל פה. החוזה חייב לכלול מחיר סופי כולל מע"מ.