הזמנת ציוד משרדי היא פעילות הכרחית כמעט לכל עסק או פרילנסר אך למרות שמדובר בתהליך כל כך נפוץ, רבים אינם יודעים כיצד לבצע אותו כהלכה. החדשות הטובות הן שאתם לא צריכים לשבור את הראש ולהמציא את הגלגל מחדש. יש הרבה מאוד טכניקות וכללים להזמנה וניהול של ציוד משרדי כשהבסיס לכל תהליך מוצלח הוא יצירת נוהל עבודה מוגדר ופשוט שרק צריך לעקוב אחריו וליישם.
נוהל להזמנת ציוד משרדי מציע בסיס יעיל, פשוט ואחיד שכמעט כל אחד בחברה יכול ליישם. היעדר נוהל עבודה מוגדר לעומת זאת עשוי לגרום לעלויות נוספות, עבודה לא נוחה כתוצאה ממחסור בציוד הכרחי או פריטים לא איכותיים ושלא מתאימים לעובדים.
לפניכם ארבעת הכללים לכתיבת נוהל הזמנה של ציוד משרדי כך שיוכל לענות על שתי מטרות. הראשונה הוזלת העלויות והשנייה אספקה שוטפת של ציוד משרדי איכותי שמתאים לעובדים.
שלב ראשון: איסוף מידע
כדי להכין נוהל הזמנת ציוד משרדי יעיל צריך להבין מה התרחש עד כה וכן להבין את הכוחות הפועלים בענף.
כדי לעשות את זה באופן מוצלח חשוב להבין כיצד החברה שלכם נוהגת להזמין ציוד משרדי. איך מחליטים מה צריך להזמין, מי אחראי למלאי ומנהל את ההזמנות, מתי מזמינים, האם יש מקרים של מחסור בציוד הכרחי, האם לכל העובדים יש גישה נוחה אליו, כיצד מזמינים ציוד משרדי כשצריכים וכן הלאה.
לעתים קרובות תתקלו בבזבוז שלא לצורך ובמקרים קיצוניים יותר תגלו עדות לגנבה של ציוד ועל כן חשוב להבין כיצד הוא מאוחסן והאם יש נוהל עבודה מוגדר להוצאת ציוד חדש מהאחסנה.
מעבר לכך חשוב להבין מי הספק הנוכחי, מה טיב השירות, מדוע דווקא הוא נבחר והאם ישנן חלופות טובות יותר.
במסגרת בדיקת הספק צריך לתת את הדעת לנקודות הבאות:
- איכות שירות כללית
- מחירים ביחס לענף
- נוהל משלוחים
- כיצד חברות מובילות מנהלות את מלאי הציוד המשרדי
המלצתנו היא לבחור ספק ציוד משרדי שמאפשר הזמנות אונליין במחיר זול ומבצע משלוחים מהירים לבית העסק.
שתפו את העובדים
בסופו של דבר אתם צריכים לזכור שמי שעושה את השימוש המרבי בציוד משרדי הם העובדים שלכם.
שיתוף העובדים ביצירת הפרוצדורה יאפשר לכם להשיג שתי מטרות מרכזיות.
הראשונה היא להבחין בצרכים האמיתיים ולהבין האם קיימות מגבלות, בעיות ודברים אחרים שצריך לתת עליהם את הדעת בבחירת ספק הציוד המשרדי. מדובר במגוון אפשרויות שאתם תתקשו להבחין בהן ללא העזרה של מי שעוסק בזה על בסיס יומי.
אתם לא חייבים לגייס את כל העובדים למשימה אך זכרו שאם הם יהיו מעורבים בכתיבת הפרוצדורה, כנראה שיהיה הרבה יותר קל ליישם אותה.
כתיבת הנוהל
לאחר שגיבשתם את הצרכים והבנתם כיצד הדברים מתנהלים ומה צריך לשפר, הגיע העת לכתוב את נוהל הזמנת וניהול הציוד המשרדי.
הנוהל צריך להיות מורכב ממספר חלקים תוך תיאור ספציפי של התנהלות כל חלק.
לדוגמה, כל נוהל עבודה יכלול חלק שמתייחס לבחירת הספק וכדי שהוא יהיה בעל ערך חשוב לחשוב מחוץ לקופסה ולא להתמקד רק בקבלת X הצעות מחיר (למרות שזה מאוד חשוב).
ישנם עוד דברים חשובים שיכולים לחסוך לכם כסף ולעזור לכם ליצור פרוצדורה טובה במיוחד כמו מעקב אחר הציוד הכי נצרך וחיפוש אחר ספקים שמתמחים דווקא בו ויכולים להוזיל את העלויות, תדירות הזמנות וכיוצא בזה (מומלץ לצפות ברשימת ציוד משרדי כדי להרכיב את הרשימה הסופית).
דוגמה של חלק נוסף שסביר שיהיה גם בנוהל שלכם הוא הגדרת סמכויות כגון מי אחראי על ההזמנות, מתי יעשו, איך לבדוק והאם העובדים צריכים לקבל אישור לשימוש בחלק מן הציוד או שהוא נגיש לכלל (בחברות בינוניות ומעלה מומלץ להגביל את הגישה).
ניהול ובקרה
בחברות רבות הפרוצדורות קבורות אי שם בארון או בכונן המחשב מסיבות רבות כגון נהלים לא עדכניים, סרבול או סתם עצלנות.
כדי שהפרוצדורה שלכם תהיה שימושית חשוב מאוד לעשות אותה פשוטה ככל שניתן אך יותר מכך – לפקח עליה.
במסגרת הפיקוח השקיעו מאמץ בבחירת ספק איכותי וזול ככל שניתן, יש לבקר את איכות השירות והמחירים מעת לעת וכמובן לעקוב אחר הצריכה השוטפת, ההזמנות וההוצאות הכספיות תוך ניתוח הנחיצות של כל חלק בשרשרת והאם ניתן לייעל את הצריכה בראייה שנתית.
אין ספק שהקדשת מעט תשומת לב לנושא מרכזי כל כך שאינו זוכה בדרך כלל למשאבי הניהול הנדרשים, עשוי לחתוך בעלויות, לשפר את סביבת העבודה ובסופו של דבר לשפר את העסק בהיבטים רבים.